Ookan säännöt
Suomeksi
Hyväksytty Ooka ry:n perustamiskokouksessa 23.4.2021. Muokattu Ookan vuosikokouksessa 15.3.2024.
§ 1
Yhdistyksen nimi on Oulun korkeakouluopiskelijoiden sateenkaariyhdistys eli Ooka ry, sen kotipaikka on Oulu ja yhdistyksen virallinen kieli on suomi.
§ 2
Yhdistys on Oulun korkeakouluopiskelijoiden poikkitieteellinen verkosto, jonka pyrkimyksenä on tuoda yhteen Oulun seudulla asuvien korkeakoulupaikan vastaanottaneiden seksuaali- ja sukupuolivähemmistöihin kuuluvia ihmisiä, luoda heille yhteisö, ajaa korkeakouluissa seksuaali- ja sukupuolivähemmistöjen etuja sekä tehdä kannanottoja. Yhdistyksen tarkoituksena on järjestää virkistystoimintaa yhdistyksen jäsenille sekä tehdä yhteistyötä muiden aine- ja harrastejärjestöjen kanssa.
§ 3
Yhdistyksen varsinaiseksi jäseneksi voi liittyä luonnollinen henkilö, jolla on opiskeluoikeus Oululaisessa korkeakoulussa tai on Oulun lähialueella asuva korkeakouluopiskelija.
Kannatusjäseneksi voi liittyä laillinen henkilö. Henkilö voi olla sekä varsinainen- että kannatusjäsen samanaikaisesti.
Yhdistyksen hallitus hyväksyy sekä varsinaiset- että kannatusjäsenet, kun nämä ovat hyväksyneet yhdistyksen säännöt. Hallitus ylläpitää yhdistyksen jäsenrekisteriä.
§ 4
Jäsenellä on oikeus erota yhdistyksestä ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalle taikka ilmoittamalla erosta yhdistyksen kokouksessa merkittäväksi pöytäkirjaan.
Hallitus voi erottaa jäsenen yhdistyksestä, jos jäsen on menettelyllään yhdistyksessä tai sen ulkopuolella huomattavasti vahingoittanut yhdistystä tai ei enää täytä laissa tai järjestön säännöissä mainittuja jäsenyyden ehtoja, lukuunottamatta opiskeluoikeus- ja asuinpaikkaehtoja.
§ 5
Varsinaisen jäsenen jäsenyys kestää viisi vuotta. Jäsen voidaan katsoa eronneeksi, mikäli tämä ei ole maksanut jäsenmaksua kolmen kuukauden päästä siitä, kun tämä vastaanotti ilmoituksen jäsenyyden päättymisestä.
Kannatusjäsenten jäsenmaksu toimii samoin, mutta jäsenmaksun suuruus päätetään erikseen, sekä kannatusjäsenyys kestää vuoden.
§ 6
Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus, johon kuuluu vuosikokouksessa valittu puheenjohtaja ja kolmesta kahdeksaan muuta jäsentä. Hallituksen toimikausi on vuosikokousten välinen aika.
Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan, ja ottaa keskuudestaan tai ulkopuoleltaan sihteerin, rahastonhoitajan ja muut tarvittavat toimihenkilöt.
Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta, kun he katsovat siihen olevan aihetta tai kun vähintään puolet hallituksen jäsenistä sitä vaatii.
Hallitus on päätösvaltainen, kun puolet tai enemmän sen jäsenistä ja lisäksi puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja on läsnä. Äänestykset ratkaistaan ehdottomalla enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.
§ 7
Yhdistyksen nimen kirjoittavat hallituksen puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, rahastonhoitaja tai sihteeri, kaksi yhdessä.
§ 8
Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi.
Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen vuosikertomus on annettava toiminnantarkastajalle viimeistään kolme viikkoa ennen vuosikokousta. Toiminnantarkastajan tulee antaa kirjallinen lausuntonsa viimeistään kaksi viikkoa ennen vuosikokousta hallitukselle.
§ 9
Yhdistyksen kokoukset
Yhdistyksen vuosikokous pidetään vuosittain hallituksen määräämänä päivänä tammi-maaliskuussa. Yhdistyksen kokouksissa on jokaisella varsinaisella jäsenellä yksi ääni. Kaikilla jäsenillä on kokouksessa läsnäolo- ja puheoikeus.
Yhdistyksen kokouksen päätökseksi tulee, ellei säännöissä ole toisin määrätty, se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä. Äänten mennessä tasan ratkaisee kokouksen puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.
Yhdistyksen kokoukseen voidaan osallistua hallituksen tai yhdistyksen kokouksen niin päättäessä myös postitse taikka tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla kokouksen aikana tai ennen kokousta.
§ 10
Yhdistyksen kokousten koollekutsuminen
Hallituksen on kutsuttava yhdistyksen kokoukset koolle vähintään seitsemän vuorokautta ennen kokousta jäsenille postitetuilla kirjeillä, viestillä tai sähköpostitse.
§ 11
Vuosikokous
Yhdistyksen vuosikokouksessa käsitellään seuraavat asiat:
1. kokouksen avaus
2. valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa
3. todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
4. hyväksytään kokouksen työjärjestys
5. esitetään tilinpäätös, vuosikertomus ja toiminnantarkastajien lausunto
6. päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille
7. vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä jäsenmaksujen suuruudet
8. valitaan hallituksen puheenjohtaja ja muut jäsenet
9. valitaan yksi tai kaksi toiminnantarkastajaa ja varatoiminnantarkastaja.
10. käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.
Mikäli yhdistyksen jäsen haluaa saada jonkin asian yhdistyksen vuosikokouksen käsiteltäväksi, on hänen ilmoitettava siitä kirjallisesti hallitukselle niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.
§ 12
Päätös sääntöjen muuttamisesta ja yhdistyksen purkamisesta on tehtävä yhdistyksen kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai yhdistyksen purkamisesta.
Yhdistyksen purkautuessa yhdistyksen varat käytetään purkamisesta päättävän kokouksen määräämällä tavalla yhdistyksen tarkoituksen edistämiseen. Yhdistyksen tullessa lakkautetuksi käytetään sen varat samaan tarkoitukseen.
§ 13
Muutoin noudatetaan voimassa olevaa yhdistyslakia. Säännöt astuvat voimaan heti.
Ooka's rules
In English
Approved at the founding meeting of Ooka ry on April 23, 2021. Amended in Ooka's annual meeting on 15.3.2024.
The official rules are in Finnish, of which the English version is a translation. If there are any discrepancies between the Finnish and the English rules, the Finnish version is superior.
§ 1
The name of the association is Queer Higher Education Students of Oulu, or Ooka ry. It is domiciled in Oulu and the official language of the association is Finnish.
§ 2
The association is an interdisciplinary network of Oulu higher education students, the aim of which is to bring together people belonging to sexual and gender minorities living in the Oulu region who have accepted a place of study at higher educational faculties, to create a community for them, to promote the interests of sexual and gender minorities in higher education faculties and to make statements. The purpose of the association is to organize recreational activities for the members of the association and to co-operate with other subject and hobby organizations.
§ 3
A natural person can become a full member of the association if they have a right to study in a higher education facility in Oulu, or if they are a higher education student living in the vicinity of Oulu. A legal person can become a support member. A person can be a full member and a support member simultaneously.
The board of the association will accept both full and support members, when the members have accepted the rules of the association. The board maintains the association's member registry.
§ 4
A member has the right to resign from the association with a written note to the board or the chair, or by announcing the resignation at the organization's meeting so that it is written in the minutes..
The board has the right to dismiss a member from the association, if the member has significantly damaged the association with their actions within or outside of the association, or if they no longer meet the conditions for membership mentioned in the law or the organization's rules, excluding the conditions about the right to study and being located in Oulu.
§ 5
Membership of a full member lasts for five years. If a member does not pay their membership fee within three months of receiving notice of the ending membership, the association may consider the member resigned.
Support membership works the same way, except that the cost of the membership is decided separately, and that support membership lasts for a year.
§ 6
The affairs of the association are managed by a board consisting of a chair elected at the annual meeting and three to eight other members. The term of the board is the time between annual meetings.
The board elects a vice-chair from among its members, and employs a secretary, treasurer and other necessary positions from among or outside its members.
The board convenes at the invitation of the chair or, in their absence, the vice-chair, when they deem it necessary or when at least half of the members of the board demand it.
A quorum is reached when half or more of the board members, and additionally the chair or vice-chair, are present. Votes shall be decided by an absolute majority. In the event of a tie, the chair shall have the casting vote, in elections by a lot.
§ 7
The association's signature right is helb by the chair of the board, vice-chair, treasurer or secretary, two together.
§ 8
The financial year of the association is the calendar year.
The financial statements with the necessary documents and the annual report of the board must be submitted to the performance auditor no later than three weeks before the annual meeting. The auditor must submit their written statement to the board no later than two weeks before the annual meeting.
§ 9
Association's meetings
The annual meeting of the association is held annually on a date determined by the board in January-March. At the meetings of the association, each full member has one vote. All members have the right to speak and be present.
The decision of the association's meeting shall be, unless otherwise stated in the rules, the opinion supported by more than half of the votes cast. In the event of a tie, the chair of the meeting shall have the casting vote, but the elections shall be by lot.
A meeting of the association may be attended, if the board or a meeting of the association has so decided, also by mail or communications connection or other technical aid during the meeting or before it.
§ 10
Convening meetings of the association
The board shall convene the meetings of the association at least seven days before the meeting by letters, messages or emails sent to the members.
§ 11
Annual Meeting
The annual meeting of the association deals with the following issues:
1. opening of the meeting
2. the chair, secretary, two examiners of the minutes and, if necessary, two vote tellers shall be decided
3. establish the legality and quorum of the meeting
4. accept the agenda of the meeting
5. present the financial statements, the annual report and the opinion of the auditors
6. decide on the approval of the financial statements and the discharging of the board members and other accountable persons
7. adopt the action plan, the statement of revenue and expenditure, and the amounts of the membership fees
8. elect the chair and the other members of the board
9. elect one or two performance auditors and a deputy performance auditor.
10. deal with other matters mentioned in the invitation to the meeting.
If a member of the association wishes to have a matter discussed at the annual meeting of the association, they must notify the board in writing so early that the matter can be included in the meeting invite.
§ 12
The decision to amend the rules and dissolve the association must be made at a meeting of the association by a majority of at least three-quarters (3/4) of the votes cast. The invitation to the meeting must mention the amendment of the rules or the dissolution of the association.
In the event of a dissolution of the association, the funds of the association shall be used in the manner determined by the meeting deciding on the dissolution to further the purpose of the association. In the event of an abolishment of the association, the funds of the association shall be used in a similar way.
§ 13
Otherwise, the current association law will be complied with. The rules take effect immediately.